作者：刘琦、连煜雄、王媛媛

引言

企业因用工管理需要不可避免地会接触员工个人信息，但该用工管理权并不等同于无限的信息处理权限。随着《个人信息保护法》（以下简称“《个保法》”）的实施，裁审机构对用人单位处理员工个人信息的审查日趋严格，围绕用工场景下信息处理行为的争议案件逐渐增多，企业在员工个人信息保护方面的合规压力明显上升。对此，笔者结合法律规定、裁审实践及实务经验，聚焦办公（公司）设备（例如监控设备、公司电脑、工作手机等）中个人信息的处理问题，梳理企业处理员工个人信息的高频风险场景，并提供切实可行的合规建议。

一、当前裁审趋势及特点

在《个保法》施行（2021年11月1日）之前，法院对用人单位处理员工个人信息的态度相对宽松，一般会先从用人单位的管理目的和维护劳动秩序出发，再判断相关措施是否明显侵犯员工隐私。在过往司法实践中，针对企业通过恢复或监控员工使用的办公设备（如电脑或手机）中存储的数据信息以获取违纪证据的行为，裁审机构通常不会单独审查上述数据信息中是否包含个人信息或隐私，而是笼统认可企业基于办公设备所有权和管理权限的取证行为属于正常管理范畴，进而认定据此获取的证据合法。[1]

随着《个保法》的出台，裁审机构对个人信息处理合规性的审查更加注重全面性和实质性，审查重心逐步转向企业的具体处理行为是否符合合法、正当、必要和诚信原则。企业固然可根据依法制定的规章制度或依法签订的集体合同，以“人力资源管理所必需”为由处理个人信息，但该等处理行为并非当然合法。换言之，法院不再仅着眼于管理权本身，而是更多关注处理行为是否可能对员工个人信息权益造成不当减损。具体到本文而言，即便企业系出于合规调查取证或保护商业秘密等正当目的，其从办公设备中收集、提取、使用、删除等处理员工个人信息的行为并不当然合法；裁审机构仍可能会审查该等处理是否侵犯个人信息或隐私权，以及是否正当、合理及必要。

二、不同场景下办公设备个人信息处理的法律风险

办公设备中的个人信息处理，贯穿于日常监控、内部调查与离职交接等管理流程，而非仅存于争议发生后的取证环节。下文将结合前述具体场景，分析企业在此过程中可能面临的法律风险。

（一）日常管理中的监控设备使用

企业在公共办公区域设置监控以保护办公安全和财产，属于常见的管理措施。但在实际管理中，企业有时也会采用针对特定员工持续拍摄、隐蔽安装监控、开启录音或人脸识别功能等手段，尤其在涉及违规行为调查时更为常见。上述做法在当前司法实践中极可能因超出一般管理的必要限度而引发隐私权和个人信息保护方面的合规风险。

例如，在(2024)沪0106民初7267号案中，公司通过安装隐形摄像头监控员工行为以获取违纪证据。法院明确指出，公司出于保护客户信息及商业秘密的目的，在办公场所安装摄像头加强管理虽具有一定合理性，但不能超过正常管理的必要限度。案涉微型摄像头系在员工不知情的情况下私自安装，与办公区域内安装的其他公开摄像头在性质上明显不同，且公司未提供有效证据证明安装该微型摄像头的紧迫性和必要性。又如，天津高院发布的韩某某诉某化学有限公司隐私权纠纷案中，公司在员工不知情的情况下，对员工单独所处的办公区域（空间）进行监控，法院生效判决认为，任何组织或者个人不得以刺探、侵扰、泄露、公开等方式侵害他人的隐私权，公司的做法对个人影像、私人活动、私密信息的采集、传输及处理显然超出了人事管理的必要限度。劳动者在工作中应接受用人单位的合理管理，同时也享有人格权益不受侵犯的权利。用人单位私自对员工办公区域安装摄像头进行监控，显然超出了正常人事管理的必要限度，在一定程度上损害了员工的个人隐私。由此可见，法院对超出合理限度的管理手段持审慎态度，企业以隐蔽方式监控员工，属于过度采集员工个人信息，在诉讼中难以获得支持。

除监控设备的安装方式外，监控设备所形成的声音、影像等记录如何被调取、截取和使用，同样是法院审查的重点。通常而言，在公共办公区域基于安全、考勤或秩序管理而公开设置的监控，若已履行充分告知，且调取使用限于查明与管理目的直接相关的事实，可以作为企业进行内部核查、纪律管理的证明材料。例如在(2023)沪01民终6865号中，企业通过提交工作场所监控视频等证据证明员工聚集在车间、休息室闲谈、闲坐，法院最终认可该视频证据效力并判定公司解除合法。

需要提醒注意的是，企业不能仅凭片段化画面或者无声画面即当然推定员工存在严重违纪。以(2026)沪01民终3498号案为例，公司依据工位监控视频认定销售经理在工作时间长期处于茶水间并构成旷工、脱岗，进而解除劳动合同。上海一中院认为公司提交的视频并非原始完整载体，而是经分段、切割式剪辑，缺乏连续性和完整性，故未采纳该证据。再如，根据新闻报道，江苏南京某案中，公司以十余段无声监控片段认定员工短暂离岗、交流等行为构成严重违纪并解除劳动合同。南京中院最终认为无声监控只能记录外在动作，难以捕捉对话内容、行为动机及场景背景，不能替代完整的事实判断，公司以此解除劳动合同缺乏事实依据。

（二）内部调查中的电子取证

内部调查中，企业在怀疑员工存在违纪行为时，有时会对员工使用的办公设备甚至个人设备进行全面检查。但从目前的裁审实践来看，调查目的的正当性并不能替代对取证方式合法性的审查。

就企业设备（如工作电脑、企业邮箱、业务系统等）中的信息及相关数据记录而言，如不涉及个人隐私或个人信息，企业通常有权获取并使用；但如涉及员工个人隐私或个人信息，企业擅自获取的行为可能被认定违法，相关证据亦不能作为合法有效的证据使用。以(2022)京02民终1072号马某案为例，公司为证明马某存在故意泄露公司机密等行为，向法院提交了从马某工作电脑中恢复已删除文件后提取的微信聊天记录作为证据。法院认定时特别指出，不论该微信聊天记录内容为何，其系专属于马某的个人信息，应当在马某充分知情的前提下自愿、明确作出同意后方可进行恢复和采集；公司擅自恢复员工已删除数据并据此作出纪律处分及作为诉讼证据使用，构成对马某个人信息的不当使用，亦违背了个人信息保护的核心要旨。同时，法院还在判决中针对企业行为提出批评，希望企业对此进行改进和调整。同类案件中，(2021)沪01民终3040号江某案亦体现了类似的裁判观点。

综上，基于目前的司法实践倾向，即便针对公司设备，只要企业在调查取证过程中侵犯个人信息或隐私权，均会被裁审机构认定违法，进而导致所获证据无法作为有效证据使用。

（三）离职时的数据处理

离职交接场景中，企业通常会认为办公设备系公司所有，其中存储的全部数据信息均可由公司处置。但工作手机及电脑在长期使用过程中，往往会混同工作数据与个人信息；即便设备由公司配发并用于工作，也不能当然推定公司对其中的员工通讯录、照片、聊天记录、账号信息等个人信息有权进行处理。因此，企业直接恢复出厂设置、远程一键清空或未区分数据类型即全量删除的做法，面临较高的法律风险。特别是在设备由员工在职期间长期占有使用、公司事先又未明确告知员工不得存储个人信息的情况下，法院更倾向于认为企业应当预见设备中存在个人信息，进而综合考量企业是否在员工离职前履行告知义务、是否给予备份或导出个人信息的机会等因素，判定企业行为的合法性。

以(2024)京04民终1658号闵某案为例，员工向公司提出离职（发送离职通知）当日，公司即指示技术部门远程清空其长期使用的工作手机。尽管公司辩称案涉手机属于公司设备，根据员工知情且同意的公司政策，该设备应当仅用于开展公司相关业务而不应存储个人信息，但法院认为，公司未将涉及设备数据处理的规定充分告知员工，在未给予备份机会的情况下直接采取清空措施，既不符合内部政策规定，亦违反最小影响原则。

三、员工个人信息合规操作建议

针对上述三类风险场景，为尽量避免或降低企业在用工管理过程中因不当处理个人信息而引发的法律风险，结合我们的司法观察，企业可考虑采取和强化以下合规做法：

（一）制度前置：通过内部规章明确个人信息处理规则与设备管理权限

为降低用工管理中的个人信息保护合规风险，企业应在规章制度中明确个人信息处理规则及设备管理权限。建议企业逐项列明基于人力资源管理所必需的个人信息种类、内容、处理目的、保存期限及删除方式等，避免以概括性授权代替具体界定。同时明确工作设备系公司所有，员工的使用应仅限于工作目的，不得将公司设备用于与工作无关的目的，亦不得在公司设备上存储个人信息；公司对设备数据享有管理权，并有权依法在人力资源管理所必需的范围内对该设备上的信息进行处理（包括但不限于检索、拦截、查看、使用、备份或清理等），员工有义务配合技术部门检查与调取设备内容，拒不配合的应承担相应责任。此外，前述制度内容须经民主程序制定并公示或告知员工，方可产生约束力。尽管制度规定本身不能完全排除后续合规风险（具体的处理行为仍需在个案中接受司法审查），但其可以在很大程度上为企业后续的个人信息处理行为提供合法基础和依据。

（二）日常管理：规范监控使用尺度

在监控管理方面，企业应明确监控的区域、时段和目的，避免针对特定员工进行隐蔽监控，或开启与安全管理无关的录音、人脸识别等功能。监控的使用须服务于安全管理等明确的管理目的，并事先向员工充分告知监控的位置、监控范围与方式；手段上则应遵循最小必要原则，区分公共区域与私密空间，审慎使用人脸识别等生物识别信息，避免因手段过度而使本具正当性的管理行为构成侵权。

对于已经形成的监控资料，还应注意建立从调取、截取、留存到使用的闭环规则，如拟将监控资料用于员工谈话、纪律处分或仲裁诉讼，应保留原始完整文件和截取说明，并结合考勤记录、系统日志、工作安排、沟通记录及员工申辩共同判断，避免仅截取对员工不利的片段，或以无声、单一视角的视频直接推定主观故意和严重违纪。涉及无关员工、客户或访客的声音、面部、行踪等信息的，应采取遮蔽、脱敏或限制披露措施，将资料使用范围控制在实现管理目的所必需的限度内。

（三）内部调查取证：遵循最小必要原则，避免“一键导出”

内部调查是个人信息侵权风险的高发场景，调查中对个人信息的处理和使用应控制在合理最小范围内。直接恢复办公设备中的已删除数据，可能连带恢复出员工的隐私信息，企业应采取措施避免收集与调查事项无关的信息；除经员工明确同意外，不得私自恢复或访问员工的私人通讯账号（如微信、私人邮箱）。查验中发现明显属于个人隐私的内容（如微信、钉钉等即时通信软件的聊天记录、往来邮件、手机通话记录），如无必要，应避免不加区分地逐一查阅、排查、复原或复制。

由于内部调查过程中难以预判所获信息是否包含隐私内容，建议公司对调查全过程进行分层管控：其一，调查过程中须做好保密工作，从技术上采取物理隔离或加密措施，公司与参与调查的工作人员应签署保密协议并约定违约责任，要求其对调查过程中接触的所有信息与设备内容全面保密；其二，对办公设备本地数据的提取与检索，建议事先限定关键词检索范围（如仅针对特定合作方名称、特定日期区间），避免使用极易指向员工个人隐私信息的关键词进行检索与一键导出；其三，个别敏感事项确需查阅员工微信、电子邮件等个人信息的，应取得员工事先明确同意，为避免争议，建议企业对取证过程全程同步录音录像，以证明查阅范围仅限于与被调查事项相关的工作信息。

获取员工设备内数据或信息后，应立即进行加密存储，并将访问权限限定于具体经办人员，防止数据泄露或扩散。如相关数据可能作为证据使用，可在取证时办理公证保全，以固定其来源与完整性，增强证据证明力。调查结果确需在公司内部公开的，应先对相关函件中的手机号码、身份证号、住址及家属联系方式等个人私密信息脱敏遮蔽，仅披露经处理后的版本，将公开范围控制在必要限度内。

如不可避免地间接获取了相关隐私信息，仅宜将其作为印证违规行为和确立进一步调查方向的内部线索参考，对确无关联的隐私信息应及时删除，一般可仅留存与调查事项相关的但并不涉及隐私信息的必要线索。若涉及公开使用（如与员工当面对质、作为纪律处分的事实依据公布，或在仲裁、诉讼中作为证据提交），则需综合考虑信息性质、信息来源及信息对案件处理的影响程度等因素，审慎评估后再行决定。

（四）离职前的设备数据处理：事先充分告知，设置缓冲期

在离职场景下的设备处理方面，建议企业提前告知员工并给予合理的备份期限，避免在员工提出离职当日即远程清空设备。除在相关制度中规定公司有权在离职交接时对设备数据进行清理外，企业最好在员工离职前再次提示相关规定，确保员工对设备管理措施形成合理预期。

结 语

企业办公设备虽是经营管理的重要载体，但设备所有权和用工管理权并不意味着企业可以无条件随意处理其中的员工个人信息。如上文所述，当前裁审实践对信息处理行为的审查日趋严格，这对企业在监控、调查、离职清理等环节处理个人信息提出了更高的合规要求。我们建议企业在制度层面明确处理规则与权限边界，在执行层面遵循充分告知、最小必要原则，并采取过程留痕的做法，以确保在实现用工管理目的的同时，尽可能降低因个人信息处理不当引发的法律风险。

注释

[1]在(2017)沪01民终12827号案中，法院认可了公司通过调取工作电脑存储内容及监控录像证明员工违纪的事实，相关证据被采信作为认定依据。

在(2020)粤20民终6958号侵害商业秘密纠纷案中，法院认定公司在员工工作电脑中安装监控软件取得的证据具有合法性，并进一步指出该取证方式并未严重侵害员工个人权益。

作者介绍

刘琦律师毕业于华东政法大学和德国法兰克福大学，分别获得法学学士和法学硕士学位，之后曾在耶鲁大学短期进修美国法。刘律师2006年获得中华人民共和国律师资格。

刘律师具有超过15年的法律从业经验，主要业务领域为劳动法和公司法。刘律师拥有丰富的涉外法律服务经验。她服务的客户覆盖石油化工、机械制造、医疗器械、食品、酒店、时装等各行各业，就规模而言，其中既有中小型外商投资企业，也包括多家世界500强跨国巨头。刘律师曾参与多家跨国公司在华企业员工遣散、安置及转移项目。刘律师同时擅长为跨国企业提供高质量的人力资源法律服务，包括起草和修订雇佣相关的法律文件，协助高管解雇谈判，以及提供人力资源合规、员工安置及遣散、员工股权激励、外国人在华就业和居留和劳动争议解决、企业全球用工合规等方面的法律服务。她严谨、负责、务实而高效的工作风格受到其欧美客户的高度评价及认可。

刘律师2019年1月加入竞天公诚之前，曾在北京斐石(上海)律师事务所担任合伙人，并曾在美国贝克·麦坚时国际律师事务所、德国百达国际律师事务所等大型国际、国内律师事务所工作十余年。刘律师多次举办劳动法研讨会，且在《German Chamber Ticker》、威科、律商等多家法律媒体发表劳动法主题的中文和英文文章。刘律师被世界知名法律媒体Who’s Who Legal 评选为2020年度中国劳动法领域领先律师,并被Asian Legal Business评选为“2021 ALB China十五佳女律师”，同时入选《商法》（China Business Law Journal）公布的“The A-List 法律精英2022”名册（The A-List 2022）并连续三年（2023年至2025年）入选《商法》“The A-List 法律精英：年度中国业务律界精锐”榜单。

连煜雄律师毕业于中南财经政法大学和厦门大学，分别获得法学学士和法学硕士学位。连律师具有超过10年的法律从业经验，主要业务领域为劳动与雇佣法律。连律师为包括汽车、机械制造、食品饮料和特许经营在内的各行业的客户提供法律服务。连律师曾在德国百达国际律师事务所、瑞典维格律师事务所和北京斐石（上海）律师事务所等大型国际、国内律师事务所工作超过十年以上，还曾担任麦当劳中国总部的法律顾问。

连律师擅长为各类内外资企业提供高质量的人力资源法律服务，包括日常法律咨询，法律风险评估，提供合规整体方案和企业海外用工合规服务，审查、起草和修改劳动合同、规章制度及其他劳动法律文件，处理外国人在华就业和居留的相关事宜，为客户及其员工提供培训服务，设计员工安置方案，员工股权激励，高管解雇/离职等。连律师在处理重大、复杂、疑难的员工安置项目方面也具有丰富经验，代表业绩包括协助处理一家德国上市制造业集团的中国工厂提前解散关闭所涉及的员工遣散项目，包括与当地劳动部门和工会沟通，设计多情境下的行动计划和应对方案，参与协调与员工沟通和谈判等，最终帮助公司与所有员工顺利达成协商解除并进一步协助公司完成清算注销；协助一家欧洲设备制造集团同时解雇其江苏工厂数名违纪高管，包括设计和实施行动计划、与高管进行访谈、谈判和协商等；协助一家某著名软件企业就其劳务外包项目遣散全部外包人员等事宜提供法律服务。

王媛媛律师毕业于黑龙江大学，获得诉讼法学硕士学位。王律师拥有十余年的法律服务经验，长期专注于劳动法业务领域，曾在商事仲裁机构及国内知名的专业劳动法律师事务所工作多年，代理劳动争议案件上百起，积累了丰富的劳动法执业经验。王律师同时擅长为客户提供合规用工咨询及协助客户管理劳动关系、制定规章制度，提供企业海外用工合规服务，并曾参与和主导各种复杂、疑难的员工安置项目。

王律师为包括制造业、咨询业、银行业、IT业等各行业客户提供法律服务。王律师精通劳动争议解决，擅长运用庭审技巧及多元化处理方式帮助客户解决各类劳动纠纷，尤其包括涉及解雇、病假管理、绩效管理、竞业限制、奖金、利益冲突等争议的案件。王律师熟练掌握京沪两地劳动争议的裁审口径及差异，能够提供从争议产生前的前期辅导、证据固定、风险评估直到应诉代理的专业一体化服务，善于调查、挖掘新证据，并利用诉讼程序策略，提出灵活而务实的争议解决方案和法律建议。王律师曾代理某著名跨国IT公司与高管之间继续履行劳动合同再审案并取得胜诉判决。王律师同时擅长代表客户进行劳资谈判，病假调查，审查、协助处理高管解雇/离职等事务，起草和修改规章制度及其他劳动法律文件，且在员工安置及专项事务处理方面具有丰富的经验。王律师曾代表世界五百强企业实施集体协商项目，并为多家跨国公司提供在国内工厂搬迁中的人员转移安置服务。

王律师近年来还接受DHR、LEB等多个法律及人力资源知名平台的邀请，在其主办的劳动法专题论坛和讲座作为演讲嘉宾分享丰富的实务经验，深受观众喜爱并获得客户高度认可。

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